IDM Digital Platform
IDM Digital Platform
PIATTAFORMA DIGITALE
PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DEI CONTENUTI AZIENDALI
IDM 4U è la piattaforma digitale che consente agli utenti di gestire i documenti e le informazioni in essi contenute durante tutto il loro ciclo di vita, dalla fase iniziale di creazione e cattura fino all’archiviazione e alla consultazione. La soluzione è costituita da moduli applicativi specializzati e personalizzabili che la rendono un sistema flessibile, adattabile e integrabile a ogni esigenza.
IDM 4U, realizzata con tecnologia standard Microsoft, è stata progettata e realizzata con logica SaaS (Software as a Service) per offrire alle aziende tutte le funzionalità applicative di soluzioni avanzate di Enterprise Content Management.
Con questa modalità di erogazione l’azienda ha a disposizione una piattaforma scalabile, implementata e gestita direttamente da IDM, che non impatta sul proprio ambiente IT.
utenti
record gestiti
applicazioni gestite
utenti
record gestiti
applicazioni gestite
IDM ENTERPRISE INFORMATION PORTAL
RICERCA, CONSULTAZIONE E CONDIVISIONE DEI CONTENUTI AZIENDALI
IDM 4U EIP è il portale di ricerca, consultazione e condivisione della documentazione digitale.
Consente di accedere da un’unica applicazione a tutti i documenti e contenuti aziendali archiviati nel sistema documentale. Gli utenti abilitati possono:
• effettuare ricerche sui dati indicizzati
• visualizzare, condividere e scaricare i documenti archiviati
• aggiungere in autonomia allegati o note ai fascicoli già caricati.
• inoltrare richieste per la consegna dell’originale
La documentazione è accessibile, a richiesta, anche tramite l’utilizzo di web services o scambi di flussi dati per permettere all’azienda di integrare i propri sistemi informatici e abilitare gli utenti alla visualizzazione dei documenti direttamente dalle proprie applicazioni.
- Piattaforma ECM fruibile in cloud
- Repository documentale centralizzato
- Integrazione con le applicazioni aziendali
- Interfaccia grafica personalizzabile
- Helpdesk
IDM WORKFLOW MANAGEMENT
GESTIONE DEI PROCESSI COLLABORATIVI
IDM 4U WORKFLOW è il modulo della piattaforma che consente di creare, governare e modificare velocemente le regole organizzative e i processi collaborativi che sono alla base del sistema di gestione documentale.
La soluzione permette di rappresentare graficamente i flussi documentali assegnando ruoli e compiti per poi tradurli automaticamente in processi immediatamente eseguibili, tracciabili e monitorabili.
IDM 4U WORKFLOW è di fatto uno strumento di Business Process Management con il quale creare applicazioni software adatte a qualsiasi processo o situazione organizzativa, specialmente in contesti complessi o estremamente dinamici.
L’approccio visuale permette di modellare e testare la soluzione per raggiungere rapidamente i risultati desiderati. Le applicazioni generate sono fruibili tramite un qualsiasi browser web, tablet o smartphone e sono richiamabili tramite servizi web.
- Creazione assistita del workflow documentale
- Test & tuning
- Monitoraggio e reporting
IDM DOCUMENT WAREHOUSE MANAGEMENT
GESTIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI
Modulo applicativo per la gestione degli archivi dinamici e di deposito dei documenti cartacei. Registra il percorso del documento e tiene traccia della sua posizione fisica. Consente agli utenti di consultare on-line la copia elettronica del documento originale e di richiedere l’invio dell’originale stesso. Gestisce la conservazione a lungo termine dei documenti segnalandone l’avvenuta prescrizione e la possibilità di avviarli al macero.
- Mappatura degli archivi fisici
- Gestione richieste di prelievo
- Picking assistito
- Tacking degli originali e delle copie
- Gestione del ciclo di vita del documento cartaceo
IDM PERFORMANCE MONITORING
CONTROLLO E OTTIMIZZAZIONE
DEL SISTEMA
IDM 4U PERFORMANCE, è lo strumento di controllo e di analisi delle performance che permette di monitorare e ottimizzare tutti i processi gestiti dalla piattaforma digitale IDM. Il modulo offre al responsabile del processo una visione globale e analitica dello stato del sistema, permette di monitorarne il funzionamento e di valutarne l’efficienza attraverso metriche di misurazione (KPI) personalizzate.
È possibile scegliere la tipologia di analisi e generare report per poter valutare:
• la distribuzione dei carichi di lavoro
• la durata media dei processi
• il numero dei processi running
• le attività assegnate a ciascun utente
• le istanze aperte e quelle chiuse all’interno di uno specifico intervallo di tempo
• la presenza di colli di bottiglia che rallentano i processi
- Monitoraggio dello stato del sistema
- Controllo dei processi attivi
- Analisi delle prestazioni
- Individuazione delle anomalie