Document Processing
Document Processing
GESTIONE INTEGRATA DEI DOCUMENTI CARTACEI ED ELETTRONICI
Per garantire una gestione globale del ciclo di vita dei documenti IDM ha definito un modello di gestione integrata costituito da un insieme di servizi a valore aggiunto. Questi servizi, fruibili anche singolarmente, forniscono il supporto operativo, infrastrutturale ed applicativo per la gestione end-to-end dei flussi documentali.
I servizi vengono erogati da unità operative specializzate per processo e organizzate per cliente. Queste attività vengono normalmente eseguite presso i Processing Center IDM, strutture ottimizzate che impiegano strumenti e procedure in grado di garantire un’altissima produttività; tuttavia, se il progetto lo richiede, IDM può gestire il servizio on-site, trasferendo operatori e postazioni di lavoro presso la sede del cliente.
Le immagine e i dati acquisiti sono memorizzati presso i nostri 2 Data Center HA e resi accessibili agli utenti autorizzati tramite IDM 4U, la nostra piattaforma digitale di Document & Workflow Management. In questo modo, il cliente ha a disposizione tutte le funzionalità di una piattaforma documentale evoluta, ampliabile on-demand, senza dover sostenere modifiche infrastrutturali e oneri fissi aggiuntivi.
Documenti digitalizzati
Scansioni l’anno
Pagine Archiviate
Accessi l’anno
Documenti digitalizzati
Scansioni l’anno
Pagine Archiviate
Accessi l’anno
DIGITALIZZAZIONE E INDICIZZAZIONE
DEMATERIALIZZAZIONE E CLASSIFICAZIONE AUTOMATICA DEI DOCUMENTI CARTACEI
Dopo aver subito un primo processo di preparazione, i documenti cartacei vengono tipizzati, suddivisi in lotti di acquisizione e sottoposti a scansione. Il processo di digitalizzazione è presidiato da operatori che hanno il compito di controllare la qualità delle immagini generate e il corretto riconoscimento dei metadati che consentiranno l’archiviazione e la ricerca del documento. In base al tipo di documento, le chiavi di ricerca vengono estratte automaticamente mediante la lettura di un barcode, il riconoscimento full-text con tecnologie OCR, ICR, OMR, HCR o abbinate manualmente tramite data entry.
- Trasporto e ricezione documenti cartacei
- Normalizzazione
- Scansione e ottimizzazione immagine
- Controllo qualità
- Indicizzazione manuale
- Indicizzazione automatica barcode, OCR, ICR, OMR, HCR
IMPORTAZIONE MASSIVA DI FLUSSI DOCUMENTALI
ACQUISIZIONE E CONVERSIONE DEI DATI PROVENIENTI DAI SISTEMI AZIENDALI
I flussi di dati provenienti dai sistemi ERP e da altre applicazioni di business (CRM, HRM, ecc.) possono essere acquisiti con strumenti di importazione massiva e convertiti automaticamente in documenti elettronici richiamabili a video nella loro forma strutturata.
- Integrazione con ERP,CRM, ECM
- Acquisizione documenti e dati da flussi digitali
- Composizione automatica del documento
CONTROLLI DI CONFORMITà
VALIDAZIONE FORMALE E SOSTANZIALE
Controlli di natura formale e sostanziale dei dati contenuti nei documenti e della completezza delle pratiche (allegati richiesti, firme, ecc). Gli operatori IDM, interfacciandosi con i sistemi informativi del cliente, effettuano il cross-check dei dati e gestiscono le anomalie rilevate.
- Controllo completezza e conformità
- Validazione formale e sostanziale
- Segnalazione anomalie
- Attivazione azioni correttive
REGISTRAZIONE NEL SISTEMA DOCUMENTALE
ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE
Concluse le operazioni, i documenti elettronici entrano nel repository documentale e si propagano nell’organizzazione seguendo il percorso definito dal workflow, mentre gli originali cartacei vengono inviati al servizio IDM di archiviazione fisica o restituiti al cliente.
- Archiviazione
- Distribuzione multicanale
- Conservazione Digitale