CICLO PASSIVO
GESTIONE DELLE FATTURE DI ACQUISTO

L’obiettivo del servizio è quello di ridurre tempi di attraversamento delle fatture passive con significativi risparmi sui costi complessivi del processo amministratIvo, garantendo in ogni i momento il controllo dei fornitori.
Ogni documento viene classificato, contrassegnato con un codice a barre e seguito con un tracking continuo fino alla sua archiviazione definitiva, riducendo il lavoro manuale e le possibilità di errore. Il servizio acquisisce le informazioni sia da documenti cartacei che elettronici; scansiona i documenti cartacei e acquisisce le fatture in formato elettronico estraendone i dati rilevanti ai fini contabili.
I dati raccolti vengono classificati, interpretati e registrati sui sistema sistemi ERP/CRM/ECM dell’azienda attraverso vari step di validazione e verifica.

Vantaggi:

• Riduzione degli interventi manuali
• Razionalizzazione della gestione dell’intero processo del ciclo passivo;
• Miglioramento dell’affidabilità dei dati acquisiti e diminuzione degli errori
• Abbattimento dei costi
• Ricezione dei documenti
• Digitalizzazione e archivizione
• Caricamento sui sistemi del cliente o su cloud IDM
• Conservazione sostitutiva
• Archiviazione fisica dei documenti cartacei

FASCICOLO ELETTRONICO DEL DIPENDENTE
GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DEL RAPPORTO DI LAVORO CON OGNI SINGOLO COLLABORATORE

Ad ogni singolo dipendente fanno riferimento una grande quantità di documenti che accompagnano il suo percorso lavorativo. L’azienda è tenuta per legge a custodire questi informazioni in un apposito “Fascicolo del Dipendente” che può essere cartaceo, elettronico o in entrambe le forme. La gestione del fascicolo del dipendente deve rispettare alcuni requisiti fondamentali:
• la protezione delle informazioni raccolte
• la garanzia della conservazione nel tempo dei documenti
• la consultazione regolata secondo criteri di riservatezza e privacy.

Il servizio IDM libera l’azienda da queste incombenze raccogliendo le informazioni in un archivio digitale strutturato di immediata consultazione; le ricerche sono rapide e mirate grazie alle numerose chiavi di ricerca impostabili dall’amministratore.

La soluzione è pienamente conforme alle norme sulla sicurezza dei dati e della privacy: l’accesso ai dati è tracciato e riservato ai soli utenti abilitati secondo i privilegi gerarchici definiti dall’azienda. Il sistema si integra con il modulo di conservazione digitale dei documenti per assicurare la piena compliance alle normative in vigore.

NOTA SPESE
GESTIONE E CONTROLLO DEI RIMBORSI AZIENDALI

IDM gestisce l’intero ciclo di lavorazione delle note spese.
L’obiettivo è quello di sgravare la funzione HR e l’amministrazione da un impegno operativo gravoso ma indispensabile per la corretta gestione dei rimborsi.

Il processo inizia dalla ricezione e dall’apertura delle buste consegnate all’azienda dal dipendente. Fatture, ricevute e scontrini vengono controllati a campione secondo i criteri definiti con il cliente. La verifica accerta la regolarità dei giustificativi, la congruità delle spese e la quadratura degli importi.
L’esito dei controlli viene trasmesso all’azienda per poter attivare le opportune azioni correttive.
Tutti i documenti vengono acquisiti mediante scansione e indicizzati in modalità automatica o semiautomatica per consentirne la corretta archiviazione e semplificarne la ricerca. I file risultanti possono essere caricati direttamente sui sistemi del cliente o resi disponibili attraverso la piattaforma digitale IDM accessibile via web. Se il cliente lo richiede IDM custodisce nei propri Document Warehouse i giustificativi cartacei mentre la copia elettronica viene conservata digitalmente a norma di legge.